Button Text! Submit original article and get paid. Find out More

Hal-Hal Yang Perlu Di Perhatikan Agar Agenda Meeting Lebih Efektif

Meeting Lebih Efektif

Meeting lagi…dan lagi

Bagi anda yang sudah bekerja tak asing lagi dengan yang dinamakan meeting. Meeting merupakan agenda penting perusahaan. Namun banyak dari anda merasa bosan dan jenuh ketika meeting yang anda lakukan tidak efektif sehingga tidak menghasilkan keputusan dan langkah aksi selanjutnya. Berikut langkah yang harus anda lakukan sebelum dan saat meeting sehingga menjadikan meeting anda efektif.!

meeting-lebih-efektif Meeting Lebih Efektif Hal-Hal Yang Perlu Di Perhatikan Agar Agenda Meeting Lebih Efektif images 1

meeting-lebih-efektif

  1. Rencanakan Topik dan Tujuan Meeting

Meeting adalah hal penting bagi perusahaan, jangan buang waktu anda dengan hal-hal yang tidak produktif. Sebelum anda melakukan meeting rencanakan topik yang akan dibicarakan saat meeting dan tujuan diadakan meeting. Pastikan cari topic yang sesuai kebutuhan perusahaan anda saat ini. Sebarkan informasi meeting jauh-jauh hari kepada pesarta atau paling tidak melakukan review pada permulaan meeting. Buatlah time frame yang jelas setiap agenda meeting.

14.00-14.30  Bahas produk perusahaan

14.30-15.00 Bahas strategi penjualan

  1. Jelaskan Persiapan apa yang perlu dilakukan setiap peserta sebelum meeting

Dengan anda menyebar informasi agenda meeting kepada peserta jauh-jauh hari, peserta dapat membaca materi dan mempersiapkan ide dan pemikiran mereka sehingga ketika meeting berlangsung  akan berjalan lancar dan aktif.

  1. Tepat waktu dan Tetap pada Jalur

Meeting dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian meeting meskipun yang hadir belum banyak pastikan meeting tetap berlangsung sehingga tidak akan membuang-buang waktu. Selain itu yang paling penting ketika meeting berlangsung pastikan sesuai dengan protocol meeting standar seperti untuk peraturan seperti kapan melakukan interupsi, kapan fokus pada topic dan menyampaikan pendapat. Jangan mengulang-ngulang bahan pembicaraan untuk orang-orang yang datang terlambat kecuali benar-benar perlu dilakukan. Gunakan waktu meeting anda secara produktif.

  1. Estimasi Waktu

Buat Estimasi waktu meeting,  kapan di mulai meeting dan kapan meeting berakhir. Hitung waktu berapa membahas topic, menjawab pertanyaan, membahas pandangan yang berbeda, membuat solusi dan menyetujui dengan keputusan yang diambil. Pastikan menunjuk orang yang mengawasi waktu selama meeting berlangsung.

  1. Gali Potensi Semua Peserta

Tentunya setiap orang mempunyai pemikiran  yang berbeda-beda  tak sama satu sama yang lain. Lakukan Brainstroming pada peserta yang hadir berikan kesempatan kepada peserta untuk membagikan ide-ide dan pendapatnya.

Bila melibatkan banyak  peserta yang hadir anda bisa membagi menjadi beberapa sesi. Bagi dan pisahkan peserta,  masing-masing peserta dibagi sesuai dengan topic permasalahan. Biarkan mereka berdiskusi dan membahas  apa yang menjadi masalah topic, dengan dibagi menjadi beberapa kelompok akan lebih fokus dan membahas permasalahan secara spesifik.

  1. Buat Meeting of Minutes

Ketika meeting berlangsung pastikan ada notulen yang menulis semuanya apa yang dibahas ketika meeting berlangsung. Bagikan hasil dari meeting kepada semua peserta. Bila perlu tanyakan kepada peserta tentang hasil rapat minta persetujuan , bila ada yang hal-hal lain yang perlu dibahas maka anda bisa memasukkan ke dalam agenda meeting selanjutnya

Leave a Reply

%d bloggers like this: